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En lo referente a Lean,
Daniel Jones y James Womack, en su libro "Lean Thinking", definen Lean
como la filosofía que tiene por objetivo esencial la eliminación
sistemática de los desperdicios por parte de los miembros de la
organización en todos los procesos. Esta filosofía se esfuerza por hacer
que las organizaciones sean más competitivas en el mercado mediante el
aumento de la eficiencia y la disminución de los costos debido a la
eliminación de las actividades en los procesos que no generan valor.
Otra definición
interesante, es la que define Lean como el sistema socio-técnico
integrado cuyo principal objetivo es la eliminación del desperdicio
mediante la reducción o minimización de la variabilidad, esta
variabilidad puede ser de tres tipos:
- La variabilidad interna
- La variabilidad de proveedores, y
- La variabilidad del cliente.
Se trata entonces de una filosofía de
producción, que busca optimizar sus procesos y lograr la satisfacción de
sus clientes a través de minimizar los desperdicios en cada proceso que
forma parte del flujo de trabajo, eliminar o minimizar al máximo las
actividades que no aporten un valor añadido al producto final, conseguir
mantener un nivel de inventario mínimo y, obviamente, definir desde el
inicio cuál es el valor que ha solicitado el cliente.
Los principios básicos
de la filosofía Lean fueron propuestos por los mismos autores que
definieron al nuevo sistema de producción como Lean. James Womack y
Daniel Jones, en su libro “Lean Thinking”, propusieron 5 principios
básicos:
1)
Definir el valor.
2) Identificar el flujo: Identificar la cadena
de valor.
3)
Optimizar el flujo del valor para evitar interrupciones en el mismo.
4) Permitir que los clientes extraigan el
valor (Pull).
5)
Buscar permanentemente la perfección (mejora continua).
A
continuación analicemos brevemente cada uno de los 5 principios básicos,
y su aplicación a los proyectos.
1) Definir el
valor
Lo más relevante de la filosofía Lean es el
valor. El valor solo puede definirlo el consumidor final, quien toma el
producto o servicio y solamente es significativo cuando se expresa en
términos de producto específico (un bien o servicio, o ambos a la vez) y
a la vez debe satisfacer las necesidades del consumidor a un precio
razonable y en un momento determinado. Sin embargo, el valor es creado
por la organización, desde el punto de vista del cliente, que es la
razón de ser de esta. En el interesante libro de James y Womack, el
cliente para ellos es el que define el valor, pero solo el cliente
final. Pero sabemos que hoy el concepto de cliente va mucho más allá, y
se considera que el cliente puede ser tanto el final como los internos
propios de la empresa; por ello se dice cliente externo y cliente
interno. De esta definición de valor se concluye que es un concepto
fundamental en la filosofía Lean. Algo tiene valor cuando satisface las
necesidades del cliente, cuando se le entrega al cliente lo que quiere,
como lo quiere y en la cantidad que lo quiere.
El concepto de valor no es estático, ya que
evoluciona con el tiempo. Esto significa que la empresa debe conocer
cómo evoluciona el concepto de valor de sus clientes para adaptar su
oferta a ello.
Para aplicar este principio en los proyectos se recomienda llevar a cabo
las siguientes actividades:
• Definir el valor de forma precisa. El
producto o servicio debe tener unas características específicas, con un
precio específico.
• Establecer un costo objetivo a partir de la
cantidad de recursos y esfuerzos necesarios para realizar el producto o
servicio especificado en el paso anterior. Para establecer un precio
objetivo inferior al de los competidores, se ofrecen las siguientes
alternativas:
•
Reducir precios, calculando estadísticamente la manera que aumenta el
volumen de ventas.
• Incrementar los atributos y mejorar el
producto o servicio para que las ventas se incrementen.
• Incorporar servicios al producto final que
den un valor añadido al mismo frente a productos similares de la
competencia, que lo hagan más atractivo y aumenten las ventas.
2) Identificar
el flujo: Identificar la cadena de valor
Hay que identificar la cadena de valor que es
el conjunto de todas las tareas que es necesario completar por las
siguientes 3 tareas básicas para entregar el producto o servicio final
al cliente:
-
Solución de problemas: Se inicia en la concepción, sigue en el diseño
detallado e ingeniería hasta la producción.
- Gestión de la información: Transcurre desde
la recepción del pedido a la entrega, a través de una programación
detallada.
-
Transformación física/ejecución: De las etapas de la prestación del
servicio, con los procesos existentes desde la materia prima hasta el
producto terminado en manos del cliente.
Ya que las actividades no se miden, no se
pueden gestionar. El objetivo de este principio es la creación de un
mapa de valor que refleje el camino que realiza el flujo de trabajo
desde el principio hasta el final. En él se reflejan todas las
actividades que se realizan en el proceso de producción o de prestación
del servicio.
La alternativa Lean es redefinir las funciones y áreas de modo que
puedan hacer una contribución positiva a la creación de valor y
dirigirse a las necesidades reales de los empleados en cada punto de
flujo, de forma que sea de su interés hacer que el valor fluya. Esto
exige no solo la generación de una iniciativa Lean para cada producto,
sino el replanteo de la organización, funciones y cargos convencionales
y el desarrollo de una estrategia Lean. Se realiza un gráfico con el
flujo del valor del proceso entero. Se eliminan las etapas cuyo
despilfarro es evidente, y se mantienen las que generan valor. El
siguiente paso a realizar es reorganizar el proceso para que las
actividades que aportan valor puedan fluir.
3) Optimizar
el flujo del valor para evitar interrupciones en el mismo
Este principio se puede aplicar a cualquier
actividad, ya que la cantidad de esfuerzo de recurso de mano de obra,
tiempo, espacio, maquinaria, herramientas, instrumentos y existencias
necesarias para diseñar y suministrar un determinado bien o servicio
generalmente pueden reducirse a la mitad muy rápidamente. Se trata de
que cada actividad que forma parte de un proceso genere un valor
agregado respecto a la anterior. Una vez definido el valor e
identificado la totalidad del flujo de valor, se siguen los siguientes
pasos:
• El
primer paso es concentrarse en el producto / servicio; el diseño
específico, el pedido exacto y el propio producto, sin perderlos de
vista.
• A
continuación se deben ignorar los límites impuestos por la tradición de
los puestos de trabajo, las carreras profesionales y las funciones, para
crear una iniciativa Lean que permita fluir de manera continua a las
actividades que realizan el producto o el servicio.
• Por último, se replantean prácticas y
herramientas específicas que eliminen todo aquello que sean desperdicios
o interrupciones del flujo, para que diseño, pedido y producción pueda
realizarse de manera continua.
4) Permitir
que los clientes extraigan el valor
Una vez establecidos qué se produce (valor) y
cómo (procesos y actividades) hay que definir el método para
conseguirlo. La filosofía Lean utiliza el "método pull". Éste se centra
en ofrecer lo que el cliente quiere en el momento y en la cantidad
necesaria. Hay que hacer que el cliente pueda reconocer el valor y
hacerlo suyo. Es decir, es la demanda quien programa la producción. Cada
proceso realiza únicamente lo que el siguiente proceso necesita, el
cliente es el que "jala". Precisamente esto es lo contrario al sistema
actual (push = empuja), en el que cada proceso realiza el máximo posible
y "empuja" al siguiente proceso. En resumen, el sistema "pull" implica
que ningún proceso aguas arriba debe realizar un producto o servicio si
ningún cliente (interno o externo) lo solicita aguas abajo. Esto quire
decir, "No fabricar nada hasta que sea necesario, a partir de aquí
fabriquémoslo muy rápidamente". Se deben elaborar formularios para que
el cliente especifique exactamente el valor que necesita. También es
importante involucrar a los clientes en el proceso de diseño e
implementación del proyecto, ya que permite generar menos desperdicios,
debido a que se realiza únicamente lo que el cliente desea.
5) Buscar permanentemente la
perfección (Mejora continua)
Se dice que el objetivo de este principio es
la búsqueda de la perfección, aunque conseguirla es imposible. Una vez
que se ha implementado el sistema Lean en la empresa, inicia un proceso
de mejora continua, mediante el cual se redefinen los valores (se añaden
características o prestaciones nuevas al producto o servicio), se mejora
el flujo de valor, se eliminan nuevos desperdicios y el sistema pull
funciona mejor, más rápido y eficaz. Para aplicar este principio, los
responsables del flujo de valor tendrán que aplicar los otros 4
principios anteriores, determinando qué es el valor, analizando su
flujo, optimizándolo al máximo y aplicando el sistema "pull". Se debe
tener una idea clara de cuál es el grado de perfección que se quiere
alcanzar para que el objetivo de mejora sea visible y real para los
implicados en su consecución. Según Jones y Womack, la perfección es
como el infinito: tratar de imaginarla y llegar a ella, es materialmente
imposible, pero el esfuerzo proporciona la inspiración y dirección
esencial para el camino.
A continuación se adjunta un esquema del
funcionamiento de los 5 principios básicos de la filosofía Lean
(Fig. 1). Como se puede observar, se parece mucho al ciclo PDCA de
Deming, ya que es un ciclo continuo, de mejora constante, en el que se
debe planificar (qué es el valor), se tiene que establecer el flujo de
valor (identificar el flujo), se comprueba (optimización del flujo) y se
actúa (sistema pull).
Fig. 1: Compración de los 5 Principios Lean
de Jones y Womack y el Ciclo Demming
Para bajar el libro
"Lean Thinking".
Ms. Carlos Vargas Cárdenas
Abril 1 del 2019
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